وفر المال عبر مقارنة أسعار برامج محاسبة

 برامج محاسبة نوعًا من برامج التطبيقات التي تسجل وتعالج المعاملات المحاسبية داخل الشركات مثل الحسابات المستحقة الدفع والرواتب وحركة الرصيد لكي تضمن تقديم دفعاتك بالوقت المستحق

توفر برامج محاسبة خدمة متخصصة تحافظ على سير أعمالك على المسار الصحيح ، وتضمن إرسال جميع الفواتير والحصول على الدفعات في الوقت المحدد لضمان الربحية

 للعثور على برنامج محاسبة مناسب لاعمالك ، يجب أن تعرف بالضبط ما هي اهدافك من برنامج المحاسبة بالتفصيل الان و في المستقبل و كيف من الممكن أن تساعدك برامج محاسبة على تحقيق أهداف عملك المستقبلية برامج محاسبة تساعدك على تتبع إيرادات ونفقات عملك اضافة الى ضبط المستودعات واستخدام تلك الأرقام لتقييم وضع شركتك المالي

أحد أهم خصائص برامج محاسبة هو مسك الدفاتر ، والذي يتضمن الاحتفاظ بسجل لجميع المعاملات المالية ثم إعداد البيانات المالية مثل الميزانية وقوائم الدخل. يمكن للمحاسبين بعد ذلك أخذ هذه المعلومات وتحويلها إلى الخدمات الضريبية ، وهي خدمة محاسبة أساسية أخرى. أعمال برامج محاسبة تتجاوز مجرد اظهار الارقام. تتضمن برامج محاسبة عددًا من الخدمات الأخرى اهمها وضع عملك على المسار الصحيح

ما الذي تبحث عنه في برامج المحاسبة

لا تعتمد فقط على على الميزات الخاصة المتوفرة في البرنامج ، لانه من الصعب جعل موظفيك يعتمدون على برنامج محاسبة جديد ، لذا من المهم أن يكون استخدامه سهلاً.

اهم العوامل لاختيار برنامج محاسبة مثالي.

1.   برنامج محاسبة متصل أو غير متصل ب الانترنت

 تتبنى معظم الشركات في الوقت الحاضر برامج قائمة على السحابة لأنها توفر الكثير من المزايا مقارنة بالبرامج التقليدية غير المتصلة بالإنترنت. ومع ذلك ، تتطلب بعض الشركات مثل متاجر البيع بالتجزئة السرعة ولا تكون متصلة دائمًا بالإنترنت. بالنسبة لهم ، فإن أنظمة نقاط البيع غير المتصلة بالإنترنت هي الأفضل.

مزايا برنامج محاسبة السحابية:

- لا تحتاج الى التثبيت. فقط قم بالتسجيل وابدأ في إدخال معاملاتك المالية في برنامج محاسبة السحابية.

- لا داعي للقلق بشأن الترقيات حيث يتم دفع جميع التحديثات تلقائيًا. البرامج عبر الإنترنت محدثة دائمًا.

- يمكن الوصول إليها من أي جهاز متصل بالإنترنت في أي وقت وهذا يعتبر حلا لمشكلة ربط الفروع.

- يهتم مزودو برامج المحاسبة السحابية بالنسخ الاحتياطي والصيانة مما يوفر التكلفة بالنسبة لك.

- تتم مزامنة البيانات في جميع مكاتبك دائمًا.

- يمكن أن يتكامل مع التطبيقات السحابية الأخرى.

متى يجب عليك شراء برنامج محاسبة قائم على عدم الاتصال بالإنترنت:

- لديك متجر بيع بالتجزئة وتحتاج إلى إنشاء بضع من الفواتير.

- ليس لديك اتصال بالإنترنت في موقع عملك.

يوصى بشدة أن تذهب إلى برنامج محاسبة عبر السحابة حيث سيكون لديك امكانية الوصول الى بياناتك المالية في اي مكان.

2.   اعتبار أمن البيانات في برنامج محاسبة

تخطى هذه النقطة إذا كنت قد اخترت الذهاب للحصول على برنامج محاسبة دون اتصال بالإنترنت. اما إذا كنت تفكر في برنامج محاسبة عبر الإنترنت ، فإن أمان البيانات هو أهم جانب يجب التحقق منه.

الأشياء الأساسية التي يجب التحقق منها:

- اسأل الشركة عن كيفية تخزين بيانات التطبيق. في معظم الحالات ، ستكون هذه المعلومات متاحة على موقع الويب الخاص بهم. هنا مثال. بعض مزودي خدمة الاستضافة السحابية الموثوق بهم هم Amazon و Rackspace. إذا كان موفر برنامج المحاسبة الخاص بك يستضيف التطبيق على خوادمه الخاصة ، فاسألهم عن الإجراءات الأمنية التي يتخذونها لحماية بياناتك.

- تحقق مما إذا كانت هذه الخدمات تستخدم اتصال HTTPS. من السهل جدًا التحقق من ذلك - ما عليك سوى فتح التطبيق ومعرفة ما إذا كان عنوان URL في شريط العناوين يبدأ بـ https: //. عادة ، يتم تمييز هذا باللون الأخضر. يمكنك حتى النقر فوق ذلك لعرض شهادة الأمان. يضمن بروتوكول HTTPS أن البيانات المنقولة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى خوادم شركة البرمجيات مشفرة ولا يمكن للمخترقين عرضها.

3.   مميزات برنامج محاسبة

قم بعمل قائمة بالميزات الأساسية التي تحتاجها في برنامج المحاسبة. فيما يلي بعض الميزات التي يجب أن تكون جزءًا من برنامج المحاسبة ل اعمالك.

·      إنشاء الفواتير وتخصيص شكل الفاتورة.

·      تتبع النفقات و المبيعات.

·      إدارة المخزون وحركات المخزون الصادر و الوارد اضافة الى الهدر.

·      إجراء التسوية المصرفية عن طريق استيراد كشوف الحسابات المصرفية.

·      إنشاء أوامر الشراء (PO) وتسجيل مشتريات المخزون.

·      إنشاء و إدارة الضرائب.

·      سهولة إدخالات دفتر اليومية.

·      إدارة قائمة العملاء والموردين.

·      عرض حسابات الدائنين والمدينين.

·      عرض الميزانية العمومية ، بيان الربح والخسارة وتقارير الميزانية.

·      أضافة أعضاء الفريق.

من الجيد أن يكون لديك الميزات التالية:

·      دعم المعاملات متعددة العملات.

·      خيار لإدارة رواتب الموظفين ومعالجة كشوف المرتبات.

·      تصنيف المعاملات حسب المشاريع.

·      التحكم في الوصول لكل لبيانات كل موظف.

4.   سهولة واجهة المستخدم ل برنامج محاسبة

معظم أصحاب الأعمال ليس لديهم أي خلفية محاسبية. إذا كان لديك محاسب سيستخدم تطبيق برنامج المحاسبة فان سهولة واجهة المستخدم ستسهل عليه الامر ، بصفتك مالكًا ، يجب أن تكون قادرًا على تسجيل الدخول و الاطلاع على بيناتك المالية أيضًا ، يجب أن يكون من السهل على موظفيك تعلم على ميزات وخصائص برنامج المحاسبة بسهولة. الاستثمار في التدريب تكلفة ويجب تجنبه.

إذا كان البرنامج مليئًا بكل ميزة ممكنة يمكنك تخيلها ، فسيصبح من المعقد استخدامها لفريقك. لذلك ، اختر برنامجًا يحتوي على واجهة مستخدم بسيطة ولا يتم تضخيمه بميزات غير ضرورية. الواجهة النظيفة من السهل التركيز على المهام المهمة ويمكن أن تقلل من منحنى التعلم ل خصائص برنامج المحاسبة.

5.   قابلية التوسع ل برنامج محاسبة ليتناسب مع حجم اعمالك

تخطئ الكثير من الشركات عن طريق شراء برنامج محاسبة يناسب احتياجاتهم في وقت الشراء فقط. دون الاخذ بالاعتبار امكانية توسع اعمالهم في وقت لاحق ، عندما تبدأ أعمالهم في النمو ، يفشل برنامج المحاسبة في مواكبة التقدم ، وفي النهاية يتعين على أصحاب الأعمال الانتقال إلى برنامج آخر. قد يكون ترحيل البيانات من نظام موجود إلى برنامج جديد تمامًا أمرًا في غاية التعقيد.

لذلك ، حدد برنامج محاسبة يمكنه توسيع نطاق احتياجات عملك. تقدم بعض البرامج إصدارًا واحدًا فقط من المنتج وبعضها يحتوي على إصدارات متقدمة حسب نوع العمل أو حجمه. انتقل إلى البرنامج الذي يقدم إصدارت متعددة بالميزات قد لا تحتاجه الآن ولكنك ستحتاجه بالتأكيد في المستقبل.

6.   خيارات تصدير البيانات ل برنامج محاسبة

تخيل لو أن الشركة التي تشتري منها أغلقت أو اكتشفت الكثير من الأخطاء بعد بضعة أشهر من الشراء. لإنقاذ نفسك من مثل هذه المواقف ، تأكد من أن برنامج المحاسبة يوفر تسهيلات لتصدير البيانات.

يجب أن تكون قادرًا على تصدير  المعاملات على الأقل في شكل Excel لأن معظم البرامج الأخرى ستقبل ملف Excel للاستيراد.

يجب عليك دائمًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بياناتك على فترات منتظمة.

7.   تجنب التكاليف المخفية في برنامج المحاسبة

قد يتقاضى بعض موفري البرامج رسومًا مقابل الدعم أو الترقيات. في بعض الأحيان ، يتم توفير برنامج أساسي بتكلفة أقل ثم تضطر إلى شراء "إضافات" أو دفع "رسوم الصيانة". لذا ، تحقق مما إذا كانت هناك أي تكاليف خفية مرتبطة بالبرنامج الذي تخطط لشرائه.

أفضل طريقة لمعرفة ذلك ، هي التحقق من صفحة الأسعار على موقع الويب الخاص بموفر البرنامج. إذا كانوا يبيعون خدمات إضافية ، فسيتم ذكرها هناك.

8.   خدمات الدعم ما بعد البيع ل برنامج محاسبة

هذا هو أهم شيء ولكن عادة ما يتم تجاهله عند اختيار برنامج محاسبة. بغض النظر عن مدى جودة البرنامج أو سهولته ، ستحتاج إلى دعم في مرحلة ما. وإذا لم يكن لديك من تتحدث معه عندما تحتاج الى ذلك، فإن استثمارك بالكامل سيذهب سدى.

يعد نقص الدعم أيضًا أحد الأسباب التي تجعل بعض برامج المحاسبة رخيصة. من الواضح أن تكلفة الدعم ليست مدرجة في العرض. يجب تجنب مثل هذه المنتجات.

إليك نصيحة بسيطة للتحقق من الدعم - ما عليك سوى نشر رسالة أو الاتصال برقم الدعم ومعرفة كيفية استجابتهم. بناءً على وقت الاستجابة وجودة الاستجابة ، ستتعرف على البنية التحتية الداعمة الخاصة بهم.

يمكن أن تساعدك الخبرة العملية في تحديد ما إذا كانت البرنامج مناسبة لمؤسستك ، لذلك تعرف على ما إذا كان المورد يقدم تجربة محدودة قبل الشراء ، ثم امنح الموظفين الفرصة لتجربتها ثم اسال:

·       هل إدخال المعلومات بديهية؟

·       هل يمكنك تخطي الأقسام أو تضمين المعلومات غير القياسية؟

·       كيف تحقق أتمتة العمل بالنسبة لك؟

·       هل يمكنك العثور بسهولة على معلومات محددة؟

·       هل الشاشات المختلفة سهلة الفهم؟

·       هل يتطابق "البرنامج" مع طبيعة عملك؟

كيفية اختيار برنامج محاسبةERP  الامثل لعملي

·      هل يوفر برنامج محاسبة ERP الوظائف التي يتطلبها عملك؟

يجب ان يكون برنامج محاسبة منسجما مع طريقة عملك و ان لا تحد امكانيته من اسلوب ادارتك لعملك. ستحتاج إلى حلول برامج محاسبة ERP يمكنه التعامل مع جميع احتياجات عملك. من شبه المؤكد أن عدم قيام برنامج محاسبة في الوظائف التي سيحتاج فريقك إلى استخدامها يوميًا سيؤدي الى عدم الرضا. وهذا سوف يتركك في وضع أسوأ مما كنت عليه قبل شراء برنامج محاسبة.

·      هل يتكامل برامج محاسبة ERP جيدًا مع الأنظمة الأخرى التي تستخدمها؟

إلى جانب برنامج المحاسبة نفسه، فكر امكانية دمج النظام ERP الجديد بسلاسة مع أنظمتك الأخرى حتى تتمكن من مشاركة البيانات بسهولة عبر التطبيقات. على المدى الطويل من شان ذلك أن يوفر عليك الوقت والموارد. إذا تمكنت من دمج برنامج محاسبة ERP ، بدون حلول مكلفة ومضيعة للوقت ، فستكون لديك بيئة متجانسة لتكنولوجيا المعلومات وفرصة أفضل للنجاح.

·      هل لديك الموارد الكافية لاتخاذ قرار اي من برامج محاسبة هو الامثل لعملك؟

بالطبع ، لقد بحثت في النفقات المالية لحلول برامج محاسبة ERP الجديدة، لكن هذه ليست سوى البداية. استشر فريق عملك في اتخاذ قرار الشراء ، ان إشراك الموظفين اصحاب العلاقة في أثناء عملية الشراء والتدريب سياسهم الى حد كبير في انسجام برنامج المحاسبة مع طبيعة عملك.

·      ما هي التكلفة المتوقعة لتطوير خصائص برنامج محاسبة؟

تم تصميم حلول برامج محاسبة ERP للمساهمة في مساعدتك في تلبية متطلبات اعمالك بصورة مستمرة ، ولكن لا شك في أنه يمكن أن يكون استثمارًا باهظًا في تكنولوجيا المعلومات. بسبب التكاليف الأولية لشراء برنامج محاسبة والتنفيذ التي تشمل حقوق ترخيص الاستخدام اضافة الى الصيانة والتدريب والدعم. يجب عليك مراعاة انه مع نمو اعمالك ، قد تكون هناك حاجة لميزانية إضافية لترقية أو توسيع أو تعديل برامج محاسبة بسبب الحاجة الى اضافة مستخدميين جدد اوانشاء مكاتب جديدة او التغيرات التي قد تحدث على اعمالك.

اختيار مزود خدمة برامج المحاسبة

اختيار مزود الخدمة ل برامج ادارة المحاسبة لا يقل أهمية عن اختيار البرنامج المناسب لعملك.

يمكنك معرفة الكثير من خلال زيارة أحد عملاء المورد الحاليين. اطلب إجراء اتصال مع شركة محلية مماثلة لنشاطك التجاري حتى تتمكن من زيارتها ، اجعل هذه الأسئلة جاهزة:

·       هل قام النظام بتحسين قسم الحسابات الخاصة بك؟

·       هل رأيت عائد كبير على الاستثمار؟

·       كيف يتصرف المورد عندما يكون لديك مشاكل؟

·       ما أقل ما يعجبك في برنامج محاسبة؟

·       هل يفعل كل ما كنت تتوقع؟

·       كيف كان التدريب على برنامج محاسبة؟

إذا لم تتمكن من الزيارة ، فلا يزال بإمكانك طرح هذه الأنواع من الأسئلة في مكالمة هاتفية.

ما الذي تحتاج لمعرفته حول عملك قبل شراء برامج محاسبة

الخطوة الأولى التي يتعين عليك اتخاذها قبل اتخاذ قرار بشأن برامج محاسبة هي التأكد من أنك لديك معرفة في الشؤون المالية و الضرائب إلى حد ما.

هناك عدة طرق يمكن لرجل الأعمال أو مدير الأعمال الصغيرة أن يصبح ماهرًا في فهم البيانات التي تحتاجها أعمالهم (من أجل اتخاذ قرارات عمل أفضل) وما هي التقارير التي يحتاجون إلى إنشاؤها (لخدمة الإيرادات الداخلية وسلطات الضرائب الحكومية) .

هناك اعتبار آخر قبل شراء برامج محاسبة وهو نوع العمل الذي تديره. العديد من القطاعات المختلفة لديها وحدات متخصصة أو حزم إضافية لأنها تحتاج إلى الاحتفاظ بالبيانات المتخصصة. إذا كنت مُصنِّعًا ، على سبيل المثال ، فقد تحتاج إلى فهم المخزون ومعالجة الأجزاء والعمالة. إذا كنت تاجر تجزئة ، فقد تحتاج أيضًا إلى فهم مخزونك من خلال برنامج نقاط البيع. يحتاج مكتب الطبيب إلى برامج متخصصة لدفع فواتير شركات التأمين.

تحدث إلى المحاسب والموظفين قبل شراء برامج محاسبة

إذا كان لشركتك محاسب - سواء كان مستشارًا خارجيًا أو محاسبًا داخليًا - فمن الافضل استشارة هذا الخبير قبل شراء برامج المحاسبة. قد يكون المحاسب الخاص بك قادرًا على التوصية بالبرامج التي يمكن ربطها بسهولة مع البرامج التي لديهم.

قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لا يقل أهمية عن محاسبك. تحتاج أيضًا إلى فهم حالة أجهزتك. تستخدم حزم برامج محاسبة الأعمال قواعد بيانات كبيرة ، تتكون عادةً من العديد من جداول البيانات المختلفة التي تعمل جميعها معًا ، لذا ألق نظرة فاحصة على مساحة القرص لديك. مع نمو بياناتك المحاسبية ، والذي يحدث بسرعة ، ستحتاج إلى مساحة أكبر. هذا هو العنصر الأكثر أهمية للمراجعة ، ولكنه ليس العنصر الوحيد. ستحتاج إلى تقييم عمر نظامك ، بالإضافة إلى إجراءات النسخ الاحتياطي ووسائط التخزين.

كيفية اختيار برامج محاسبة ما يجب معرفته قبل البدء في التسوق

تعرف على حدود ميزانيتك

الاعتبار الرئيسي هو ميزانيتك. البرامج الجاهزة ، تكون عادة بأسعار معقولة جدًا. ومع ذلك ، عندما تبدأ في التركيز على برامج المحاسبة الخاصة بالصناعة ، ، فإن التكاليف ترتفع وتزداد.

تُباع معظم برامج محاسبة الأعمال ERP من خلال وكيل ، حتى يتمكنوا من عرض البرنامج ومساعدتك في التثبيت والإعداد والتدريب. يحتوي البرنامج على سعر أعلى نظرًا لأنه يحتوي على شمولية اكبر في ل ادارة اعمالك من برامج المحاسبة العامة ، كما أن رسوم الصيانة السنوية مطلوبة لتلقي التحديثات والترقيات عند إنتاجها. يجب أخذ هذه التكاليف في الاعتبار في ميزانيتك ، إذا كان احتياج عملك يتطلب ذلك.

اكتشف ما يستخدمه أي شخص آخر في مجال عملك. حسنًا ، ربما ليس أي شخص آخر ، ولكن القليل من منافسيك على الأقل.

قم بإنشاء قائمة ب برامج المحاسبة التي تلبي احتياجتك

الآن بعد أن حصلت على الكثير من المعلومات ، حان الوقت للجلوس وتوثيق ما تريد أن يفعله لك برامج محاسبة. بالطبع ربما لن تجد برنامج محاسبة أعمال يلبي كل عنصر في قائمتك ، لذلك يجب عليك أيضًا تحديد أي منها يمكنك الاستغناء عنه.

من المهم الموازنة بين المعلومات التي تلقيتها من كل شخص تحدثت إليه مع بعض المعلومات الواقعية والآراء الموضوعية.

يمكن استخدام بعض برامج محاسبة على أساس تجريبي ، مما يمنحك إحساسًا بالواجهة والوظائف. بعضها عبارة عن برامج كاملة إما تسمح بعدد محدود من الاستخدامات أو بعدد محدود من أيام الاستخدام. تقدم البرامج الأخرى وظائف محدودة في إصداراتها التجريبية. في كلتا الحالتين ، من الجيد أن تكون قادرًا على التجريب قبل الشراء.

اتخذ قرار شراء برامج محاسبة الأعمال الخاص بك

حدد أولويات تحليل احتياجاتك وتأكد من أن البرنامج الذي تختاره يلبي معظم ، إن لم يكن كل احتياجات اعمالك ، اضافة الى الميزات المهمة بالنسبة لك. لا يوجد برنامج محاسبة أعمال "أفضل" ب المطلق ، ولكن هناك برنامج محاسبة أفضل لعملك.