برنامج إدارة الوثائق

الرجاء الإجابة على جميع الأسئلة و ذلك لكي نفهم متطلباتكم و نجلب لكم عروض أسعار مناسبة.

للحصول على عروض أسعار بالوتس آب اضغط على الزر بالأسفل
عروض أسعار



إيميل
14% من 100%

ما نوع برنامج إدارة المستندات الذي تبحث عنه؟



28% من 100%

كم عدد المستخدمين الذين سيحتاجون إلى الوصول للنظام؟



42% من 100%

هل لديك حاليا ماسح ضوئي لنظام تصوير المستندات الخاص بك؟



57% من 100%

ما هو عدد المستندات الورقية المطلوب نسخها أسبوعيا بشكل تقريبي؟



71% من 100%

هل لديك مواقع متعددة ستحتاج إلى الوصول اليها عن بعد؟



85% من 100%

متى تخطط لكي يتم تزويدك بالمتطلبات؟



100% من 100%

إسمك


بريدك الإلكتروني


رقم جوالك


ولايتك/مدينتك


هذا السؤال إجباري

معلومات قد تهمك

سواء كنت تبحث عن حل مشكلة الورقيات أو تبسيط طريقة التعامل مع الفواتير والسجلات الأخرى ، يمكن لبرنامج الارشفة والاتصالات الادارية تحويل الطريقة التي تعمل بها شركتك. من خلال حماية معلوماتك الحساسة وتأمينها على الفور ، برامج الارشفة والاتصالات الادارية الحديثة سهلة الاستخدام للغاية ، مما يتيح لك العثور على ما تبحث عنه تمامًا من خلال عملية بحث بسيطة.

 

يمكن لبرامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية تحويل طريقة عملك. سواء كنت تقوم بحل مشكلة ورقية أو مجرد تحسين طريقة التعامل مع السجلات الإلكترونية ، فإن نظام إدارة المستندات الصحيح يمكنه توفير الكثير من الوقت والتكلفة.

 

أثناء البحث في خيارات برامج إدارة المستندات او برامج ادارة الوثائق ، قد تواجه بعض الارتباك فيما يتعلق بالاسم. تتصل بعض الشركات بأنظمتها "أنظمة إدارة المستندات" ، بينما يطلق عليها البعض الآخر "أنظمة إدارة المحتوى". كلا البرنامجين يُستخدمان لتخزين الملفات الإلكترونية وتأمينها والبحث عنها وتتبعها مثل رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات والصور وملفات PDF. كما تتوفر في الأسواق أنظمة تقوم فقط بمسح المستندات الورقية و تخزينها اضافة للفهرسة.

 

هذه تسمى أحيانًا "برامج تصوير المستندات" أو أنظمة "الارشفة والاتصالات الادارية". من خلال التحدث إلى مزود خدمة برامج الارشفة والاتصالات الادارية ، يمكنك الحصول على المساعدة في الفرز من خلال الخيارات البرمجية المتاحة لديه والعثور على الحل المناسب لك

 

من يستخدم برامج الارشفة والاتصالات الادارية؟

 

اكبر المستفيدين من برامج الارشفة والاتصالات الادارية هم الشركات الخاضعة للتنظيم العالي ، تعد حلول إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية أفضل طريقة لضمان الامتثال لقواعد الأمان الصارمة و لحفظ السجلات.

 

تقريبا جميع الشركات لديها بعض الاقسام التي يمكن أن تستفيد من برامج إدارة الوثائق. فعلى سبيل المثال ، تعد إدارات الموارد البشرية والمحاسبة من المستخدمين التقليديين للملفات الورقية وبعض أكبر المستفيدين من برامج إدارة المستندات.

 

سواء كان نشاطك التجاري كبيرًا أو صغيرًا ، أصبحت المستندات الورقية عائقًا يستغرق وقتًا طويلاً  لذا ، قبل اتخاذ قرار بشأن الميزات المحددة التي تحتاجها ، من المهم أن تفهم بالضبط كيف يمكن لبرنامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية تعزيز الإنتاجية والامتثال ضمن مؤسستك.

 

فوائد برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

 

أحيانًا تكون فوائد برامج الارشفة والاتصالات الادارية واضحة (فهي توفر عليك الغرق في الملفات الورقية) ، ولكن أحيانًا تكون ذات فائدة اكبر.

 

·         توفير التكاليف - إذا كان لديك موظفين يقضون معظم اليوم في تقديم المستندات واستردادها ، فإنك تتعامل مع واحدة من أكبر التكاليف المخفية للأعمال الورقية.

·         الأمن - إذا كنت لا تأخذ أمن البيانات على محمل الجد ، يجب أن تفعل. التهديدات من خارج وداخل شركتك تعرض سلامة وقيمة أهم المعلومات الخاصة بك للخطر.

·         الوصول - يتيح نظام إدارة المستندات للموظفين الوصول إلى السجلات الحيوية أينما كانوا ضمن الصلاحيات الممنوحة من قبلك.

 


ميزات برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

 

أثناء تقييم خيارات برامج نظام إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية المختلفة، ضع في اعتبارك أن اختيارك يجب أن يستند إلى احتياجات العمل المحددة الخاصة بك ؛ قد تكون الأدوات المفيدة لشركة ما فقط اضاعة وقت لآخرى. يمكن أن تساعدك مقارنة العديد من حلول برامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية في معرفة أفضل ما يناسبك.

 

من الأفضل إجراء مقارنات عن طريق الحصول على فترة تجريبية. سواء كان وجهًا لوجه أو عبر الإنترنت ، فإن العرض التوضيحي المباشر سيسمح للمورد بعرض الوظائف بينما يمنحك الفرصة لطرح الأسئلة.

 

كيفية تقييم برنامج الارشفة والاتصالات الادارية



الجانب الأكثر أهمية هو سهولة الاستخدام. إذا لم يكن إنشاء المستندات وتسجيلها واستردادها أمرًا سهلاً ، فهذا يقلل من عائد الاستثمار. الدعم الفني والترقيات التلقائية ضرورية أيضا.

 

عناصر عامة أخرى يجب وضعها في الاعتبار:

 

·       الاتصال - واجهة التطبيقات (API) الموثقة هي طريقة لربط برنامج إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية الخاص بك بسلاسة مع أنظمة التطبيقات الأخرى.

·       قابلية التخصيص - نظرًا لأن وظيفتها محورية جدًا في عملياتك اليومية ، يجب أن يكون النظام الذي تختاره قابلاً للتخصيص لمطابقة إجراءات عملك.

·       قابلية التوسع - يحتاج النظام لأن يكون قادرًا على النمو معك - من حيث عدد المستخدمين الذين يدعمهم وعدد المستندات التي يمكنه التعامل معها.

·       التكوين - هل يسمح لك نظام إدارة المستندات بتغيير مظهر الواجهة؟ هذا مهم لجعله أكثر سهولة في الاستخدام إذا لزم الأمر.

 

هناك أيضًا ميزات برنامج إدارة مستندات محددة ستحتاج إلى التحقيق فيها:

 

·       الأمان - كلما كانت خيارات الأمان أكثر فاعلية ، كان ذلك أفضل: قد تكون قواعد الأمان قابلة للتطبيق على النظام بأكمله ، أو لكل مجلد.

·       البحث - هل هو سهل ومنطقي؟ هل يمكنك بسهولة استدعاء جميع الوثائق ذات الصلة ، أو جميع الوثائق مع عدد معين من العملاء؟

·       الوصول - تتطلب بعض الأنظمة تثبيت البرنامج على كل كمبيوتر للوصول إلى النظام  البعض الآخر لا يتطلب سوى متصفح الويب

·       التوافق - يتيح لك التكامل مع Microsoft Office إمكانية تسجيل المستندات أثناء العمل في Word و Excel و PowerPoint.

 

تأكد من أنك تأخذ في الاعتبار احتياجات الموظفين عن بعد: هل يحتاجون إلى الوصول من الأجهزة المحمولة؟ أجهزة لوحية؟ أجهزة Mac أو أجهزة الكمبيوتر الشخصي؟ تحقق من المورد ما إذا كان النظام يدعم هذه التكوينات.

 

اختيار مزود خدمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية

 

ابحث عن الموردين الذين يسألون أسئلة حقيقية عن نشاطك التجاري ويصفوا كيف يلبي منتجهم احتياجاتك.

 

·       مشاهدة الوقت الذي سيستغرقه المورد في الرد عليك - إذا كان الرد بطيئًا أثناء عملية البيع ، فمن المحتمل ألا تتحسن الأمور بعد توقيع العقد اي عملية الشراء.

·       حجم الشركة - ليس مهماً  طالما كان لديهم موظفين يدعمونك ، مورد أصغر مهتم افضل من مورد أكبر غير مهتم.

·       الدعم - في معظم الحالات ، تكون مرونة خيارات الاتصال مهمة: تعرف على ما إذا كان المورد يقدم الدعم عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والرسائل الفورية و / أو الدردشة عبر الإنترنت.

 

نظرًا لتعقيد أنظمة إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية وحقيقة أن كل عملية تركيب مختلفة ، فمن الأفضل بصفة عامة اختيار عقد صيانة او خدمة يتضمن دعمًا غير محدود وترقيات - على الأقل للسنة الأولى. بعد ذلك ، سيكون لديك فكرة أفضل عن مقدار الدعم الذي ستحتاجه بالفعل.

كيف نعمل؟




الخطوة ١




أخبرنا عن ما تحتاجه

قم بإختيار الخدمة أو المنتج المراد شرائه. سوف يظهر لك استبيان مخصص لمعرفة احتياجك بشكل أدق و يرشدك إلى استكمال الإجراء

الخطوة ٢




استقبل عروض الأسعار

نعمل على إرسال طلبك لعدة بائعين الذين سوف يرسلون لك أفضل عروض الأسعار و يجاوبوا على كل استفساراتكم

الخطوة ٣




اختر و ابدأ بالحصول على المنتجات

قارن بين العديد من عروض الأسعار من عدة موردين ثم اختر أفضل سعر مع أفضل مواصفات